5 grunde til at lytte mere, når du planlægger en konference

Kender du det? Du skal planlægge et møde eller en konference. Tiden er knap, eller du har mange andre opgaver ved siden af. Så du kører bare på og glemmer at lytte.  Sagen er nemlig, at vi i hverdagens stress og jag ofte helt automatisk går i ”handlingsmode”, når vi bliver ansvarlige for et nyt arrangement.  Vi begynder at løse de konkrete opgaver som f.eks. at ringe rundt i blinde efter mødesteder, catering, oplægsholdere m.m.

Humlen er imidlertid, at møder skal skabe værdi – ellers er de værdiløse. Hvordan kan vi sikre det gode møde/de gode arrangementer, hvis vi glemmer at lytte til vores samarbejdspartnere, til deltagerne, til vores team og ikke mindst til os selv, inden vi er gået i gang?

Risikoen ved at du ikke lytter kan være:

• At der ikke kommer nok deltagere til dit arrangement
• At deltagerne ikke er tilfredse med det faglige eller sociale udbytte
• At der i processen går noget galt i samarbejdet internt eller eksternt
• At arrangementet ikke bliver evalueret
• At du som projektleder får stress.

Næste gang du bliver ansvarlig for et nyt arrangement, så prøv at starte med at sætte dig sammen med dit team og bare lyt. Lyt ekstra opmærksomt:

1. Lyt til jer selv og hinanden: Hvad er det, I vil med det her arrangement?
2. Lyt også til målgruppen for arrangementet: Hvad er det, de ønsker at opleve på et arrangement, som det I er ved at planlægge?
3. Prøv i teamet at beskrive et helt konkret ”Why”: Hvorfor afholder I dette møde, og hvorfor skal deltagerne tage tid ud af deres kalender for at deltage?

Dette bliver jeres ”rettesnor” hele vejen igennem processen.

Sådan skab du større værdi for ALLE

Når du tager dig tiden til at lytte, opnår du meget mere med dit arrangement:

1. Du får flere deltagere
   Hvis du lytter til målgruppen og lytter til deres behov, ønsker og frygt, så kan du nemmere i invitationen beskrive, hvorfor deltagerne skal bruge tid på dit arrangement. Du kan med fordel teste invitation og program hos en lille del af deltagerne og lytte til deres feedback, inden du sender ud til alle.

2. Du får mere tilfredse deltagere
   Du kan bedre tilrettelægge et spændende program med de helt rigtige emner, hvis du løbende har en dialog med målgruppen og lytter til, hvilke udfordringer de har i deres hverdag. Lad deltagerne give input til, hvad du som arrangør kan gøre for dem.

3. I får et bedre samarbejde før, under og efter arrangementet
   Der er ofte mange involverede i planlægningen af et arrangement. Der, hvor samarbejdet kan give problemer, er ofte, hvis der ikke har været en forventningsafstemning i starten. Den skal nemlig: Skabe en fælles forståelse af, hvad der er formålet med arrangementet, jeres ”why” og sikre, at alle føler et fælles ansvar for at komme i mål – et mål som alle er enige om, hvad er.Vi mennesker opfatter ting forskelligt. Hvis ikke formål og mål bliver specifikt beskrevet og talt igennem, så risikerer du, at teammedlemmerne arbejder i hver sin retning. Igen er det vigtigt at tale sammen og lytte til hinanden. Stil spørgsmålet: ”Hvad opfatter du som formålet med dette arrangement? ” – og lyt til svaret.

4. Du sikrer en optimal evaluering
   Det er en god idé allerede før et arrangement at lave evalueringsspørgsmål baseret på jeres ”why” – formål og mål. På selve dagen er det igen vigtigt at lytte til, hvad deltagerne siger. Er der nogle emner, de reagerer rigtig godt på, og er der noget, du kan mærke ikke er så godt? Hvis du vil have noget uddybet, kan du tilføje det til de evalueringsspørgsmål, du allerede har.Når alt kommer til alt, så er det nemlig deltagerne, der afgør, om et arrangement har været succesfuldt.

5. Du undgår stress
   I hele processen er det også vigtigt, at du lytter til dig selv og kroppens signaler. Din krop prøver på bedste vis at fortælle dig noget, og overhører du signaler om, at kroppen er træt, så er der en risiko for at få stress. Lyt til dig selv, og lyt til din krop. Tag den lille pause, der giver dig energi til resten af dagen. Gå en tur, og bliv ladet op igen.

Flemming Christensen, der også blogger her på Meetafy har skrevet bogen ”Lyt”, hvor man for alvor får en øjenåbner, når det handler om, hvor meget det i virkeligheden betyder, at vi lytter (og ikke mindst konsekvenserne, når vi ikke gør det). Lytning i mødesammenhæng er din kvalitetssikring eller garanti både i forhold til dem, du planlægger arrangementet sammen med og i forhold til deltagerne og ikke mindst i forhold til dig selv, som arbejder med møder, konferencer eller andre events. Så lyt til hinanden – inden i går i gang.